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参展商需要为参加展览会做哪些准备工作?看完您就懂了

2022-12-14

许多企业朋友他们负责准备展会工作往往都是一些新手。他们不知道在面对千头万绪准备工作时该做什么。事实上,参加和展会并不像他们想象的那样复杂。大致有以下五项实际工作。

 

一、安装

 

搭建是整个过程中最重要的部分,50%的展览效果取决于展品的搭建和展品。搭建工作细节:

 

1、通过设计图纸考虑展厅内的效果。

 

2、监督防火材料的使用,消除安全隐患。

 

3、成本控制:实行一揽子合同。

 

4、布展前最好去工厂看一看,以便对材料和工艺进行预监督和了解。

 

5、现场搭建的进度控制尤为重要。叮嘱公司制定计划,具体要求其安排工期,规定每小时要做什么,并严格细致的时间表,这是确保现场施工能够在两天半时间内紧张有序地完成的基础。

 

二、展品

 

第一步是向市场部索取展品目录,然后将这个目录具体化,主要包括展品的外观和尺寸。然后将这份目录以及配套展品的图片提供给搭建公司,搭建公司将考虑如何安排展品的布局。

 

当然,如果设计图纸已经提前准备好,可能需要对展品进行一些选择,或者改进展品的呈现形式,这需要智慧。根据以往的经验,外行看热闹,内行看门道,拿出有竞争力的产品是成功展示的关键。此外,核心产品在实物方面更好,因为实物可以在现场演示,让客户有深入的了解。

 

最后,我们要熟悉展厅对特殊展品的要求,比如用火、用气、限高等数据。在此,我们需要提醒,主办方提供的“参展业务手册”需要熟悉。作为企业展会准备工作的负责人,这份文件必须阅读一次,关键内容要注释并记住。作为专业的展览会主办方,他们的《参展商业手册》应详细记录参展的所有细节,并提供印刷版和英文版。

 

参展商需要为参加展览会做哪些准备工作?看完您就懂了

 

三、资料

 

资料的准备也是关键之一。在材料的准备中,我们应该彻底而细致,尤其是在产品、性能、参数等方面的介绍,以防万一,我们经常在展会上看到一些挑剔和专业的买家对产品参数的问题,这让接待人员感到不知所措。此外,如果展览中有很多外国商人,我们应该争取专业和准确的翻译。

 

资料的编排不求多花哨,简单而宏大,可以是国际性的。但是,建议使用更好的纸张。如果在样本设计中突出显示一个或两个设计亮点会更好。这些可以与设计师进行更多沟通。宣传材料的纸张和印刷应尽可能漂亮,版式设计应易于阅读,图片应尽可能完美清晰。这些资料是客户的第一印象。参加大型国际专业展览。展览材料和宣传计划反映了一个企业的综合素质。此外,一定要准备足够的名片。参展人员名片应使用中英文印刷,每天的数量应为50-100张。

 

此外,外国企业非常重视CI包装,他们的展位是一个标准展位。他们将在各个方面展示公司的形象和标志。他们甚至制作自粘标志贴纸,并将其粘贴在标准展位的楣板、桌椅和垃圾桶上。这种做法也需要学习。

 

四、安装和现场

 

建筑是现场展览的第一步。虽然只是“监工”,但也应该有称职的领导参与。当设计图变成真实场景时,经常会出现偏差。此外,与展馆方和赞助商的一些协调工作也要求企业进行协调,排除所有紧急情况和不利因素,确保施工顺利进行。需要一到几个聪明、积极的员工来“监工”搭建现场。这些工作人员应提前指定。在与搭建公司的早期沟通中,他们可以参与并了解搭建情况,以便在现场开展工作。

 

正式的接待人员应分为以下几类工作:

 

1、现场接待:外表良好,性格外向积极,英语熟练。他们主要负责接待到达展位的客户,解释和回答。这些工作人员的数量可能更多。数量可以根据展位的大小和布局来确定:有几个面口、几个接待台和几个关键产品要显示。对这些人的要求是礼貌,不卑不亢,笑脸迎人,口齿清晰,专业知识扎实。此外,他还应特别注意的是,各自负责的一片区域不能有客人来询问。就一拥而上,你也解答他也解答,显得现场比较乱,另外,遇到讲不明白的东西,可大方的介绍给能讲明白的人。

 

第二种工种:现场总体协调。这个人应该是经理。他主要管理所有“现场接待”,解决“现场接待“无法应对的问题。这个人应该有很强的领导能力,重要的是他必须有深厚的专业知识。

 

第三种工种:级别更高,因为现场会有重要的客户被邀请参观,他们都是客人。尤其是当他们到达现场展会时,自然不如家里条件好。因此,接待人员将提高接待水平,给客户一种愉快的感觉。因此,如果有副总(或以上)一级的,你应该参加会议。

 

第四种工种:跑腿。现场不可避免地会有一些体力活、杂活和紧急情况,例如临时购买磁带或工具、搬运材料。当你忙的时候,你要带头。毕竟,必须有两三个人灵活机智,熟悉地形展馆的人可以处理这些琐碎的工作。

 

第五种工种:一般后勤:此人负责前往展会的所有员工的衣食住行。需要指出的是,在展会的现场上,费用不会很小,商品自然要贵一些,展会上比较辛苦。因此,我们不要太吝啬,让每个人吃好、住好、工作开心。一般后勤部门可能需要一到两名助手,具体取决于参加会议的员工人数。重点是饮用水和中餐。

 

最后需要说明的是,根据展位的大小,安排相应的人力。如果展位规模小,安排人数少,那么它可能就一个身兼数职,但工种大抵如此,不论如何,赴展会前的动员会是一定要开的,确定职责,分工明确,确保参展的数天内工作紧张有序。

 

五、提前约定目标客户

 

与重要客户约定会面时间,加强业务联系,也是展会的重要工作之一。可由专人负责重要客户的约见、接待和谈判安排。这些重要客户不能因为现场工作展会繁忙而被忽视。所以我们需要一个公关能力很强的人来做这项工作,提前拟定一份约会客户名单,给他们发邀请函,确保他们莅会,确保约会成功,达到商业目的。

 

实践中,很多参展商家把过多的希望寄托在主办方来邀请买家,这是相当错误的。在广泛宣传和邀请买家与展会见面的过程中,企业本身就是对自己的一种宣传。毕竟能赴会参展也是企业实力的象征。

 

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